Manajemen industri 2
MANAJEMEN PRODUKSI
Pengertian Manajemen Produksi
Manajemen produksi dan operasi merupakan manajemen dari suatu sistem informasi yang mengkonversikan masukan (input) menjadi keluaran (output)yang berupa barang atau jasa.Hal ini berkaitan dengan pelaksanaan fungsi produksi dan operasi memerlukan serangkaian kegiatan yang merupakan suatu system.
Fungsi manajemen yang paling mendasar yaitu adanya Perencanaan, Pengorganisasian, penempatan Sumber Daya Manusia (Staffing), pemberian motivasi dan fungsi yang terakhir adalah kegiatan pengawasan yang mutlak harus dilakukan oleh setiap organisasi atau perusahaan.
A. SISTEM PRODUKSI
Sistem produksi mempunyai unsur-unsRata Penuhur yaitu masukan, pentransformasian dan keluaran. Sedang produksi dan operasi merupakan suatu sistem untuk meyediakan barangbarang dan jasa-jasa yang dibutuhkan dan akan dikombinasi oleh anggota masyarakat.sistem produksi dan operasi adalah suatu keterkaitan unsur-unsur yang berbeda secara terpadu, menyatu dan menyeluruh dalam pentransformasian masukan menjadi keluaran.
Sistem produksi yang seringdipergunakan dapat dibedakan atas 3 macam yaitu:
1. Sistem Perumusan Kebijaksanaan (Policy Formulating System)
Sistem yang berfungsi untuk menyelarakan kebijaksanaan organisasi perusahaan yang mendasar dan menyeluruh dengan memproses dan mengolahserta menganalisis informasi yang mencerminkan keadaan perusahaan dan lingkungan sekarang ini , keadaan di masa depan bagi pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan jangka pendek maupun jangka panjang.
2. Sistem Pengendalian Umum (General Control System)
Sistem yang fungsi utamanya adalah mengubah dan mentransformasikan informasi untuk dasar pengukuran, pengevaluasian dan pemantauan terhadap keberhasilan pelaksanaan kebijakan, strategi dan program perencanaan serta sekaligus memberikan upaya-upaya yang harus dilakukan untuk perbaikan atau koreksi agar tujuan dan sasaran yang direncanakan dapat tercapai.
3. Sistem Pengorganisasian Antara (Intermediate Organisasi System)
Sistem yang berfungsi untuk memberikan dukungan pelayanan yang dibutuhkan oleh subsistem yang terdapat dalam organisasi perusahaan atau sekaligus mendukung sistem organisasi perusahaan. Dukungan pelayanan yang tekait dengan fungsi dari sistem ini termasuk pengendalian, pelimpahan wewenang, penyampaian saran dan keputusan serta dukungan pelayanan lainnya.
Pentransformasian informasi dalam sistem produksi dan operasi dapat dilakukan dengan menggunakan model-model matematis, terutama guna menggambarkan dan memprediksi hubungan fungsi-fungsi yang ada dalam sistem produksi dan operasi.
Secara garis besar transformasi produksi dapat diklasifikasikan :
1. Transformasi pabrikasi yaitu suatu transformasi yang bersifat diskrit dan menghasilkan produk nyata. Suatu transformasi dikatakan bersifat diskrit bila antara suatu operasi dan operasi yang lain dapat dibedakandengan jelas seperti dijumpai pada pabrik mobil, misalnya.
2. Transformasi proses yaitu suatu transformasi yang bersifat continue dimana diantara operasi yang satu dengan operasi yang lain kurang dapat dibedakan secara nyata, seperti dijumpai pada pabrik pupuk dan semen, misalnya.
3. Transformasi jasa yaitu suatu transformasi yang tidak mengubah secara fisik masukan menjadi keluaran; dalam hal ini secara fisik keluaran akan sama dengan masukan, namun transformasi jenis ini akan meningkatkan nilai masukannya, misalnya pada perusahaan angkutan. Sistem transformasi jasa sering disebut sebagai system operasi.
Karakteristik umum dari ketiga jenis transformasi diatas dapat dilihat ilustrasinya pada gambar 2 berikut ini :
B. PROSES PRODUKSI
Kegiatan utama yang bersangkutan dengan manajemen produksi adalah proses produksi. Sebelum membahas proses produksi, ada baiknya kita perlu mengetahui arti dari proses dan produksi. Proses adalah cara, metode dan teknik bagaimana sesungguhnya sumber-sumber (tenaga kerja, mesin, bahan dan dana) yang ada diubah untuk memperoleh suatu hasil. Sedangkan produksi adalah kegiatan untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa.
Jadi proses produksi dapat diartikan sebagai cara, metode dan teknik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan menggunakan sumber-sumber (tenaga kerja, mesin, bahan-bahan dan dana) yang ada. Jenis-jenis proses produksi itu sangatlah banyak.
Tetapi yang umum terdapat 2 jenis proses produksi yaitu :
1. Proses produksi yang terus menerus (continuous process)
Proses dimana peralatan produksi yang digunakan disusun dan diatur dengan memperhatikan urut-urutan kegiatan atau routing dalam menghasilkan produk tersebut, serta arus bahan dalam proses telah distandardisir. Dengan kata lain proses ini adalah proses produksi yang mempunyai pola atau urutan yang selalu sama dalam pelaksanaan proses produksi di dalam perusahaan. Agar lebih jelas dalam memahami proses produksi terus menerus ada baiknya kita mengetahui ciri – ciri kelebihan dan contohnya dalam dunia nyata
Ciri-ciri proses produksi terus-menerus adalah :
• Produksi dalam jumlah besar (produksi massa), variasi produk sangat kecil dan sudah distandardisir.
• Menggunakan gambaran produk.
• Mesin bersifat khusus (special purpose machines).
• Operator tidak mempunyai keahlian/skill yang tinggi.
• Salah satu mesin /peralatan rusak atau terhenti, seluruh proses produksi terhenti.
• Tenaga kerja yang dibutuhkan (SDM) berjumlah sedikit
• Persediaan bahan mentah dan bahan dalam proses kecil
• Dibutuhkan petugas perawatan yang berpengetahuan dan pengalaman yang banyak
• Pemindahan bahan dengan peralatan handling yang terpasang permanen ( fixed path equipment ) menggunakan ban berjalan ( conveyor )
Kebaikan proses produksi terus-menerus adalah :
• Biaya per unit rendahbila produk dalam volume yang besar dan distandardisir.
• Pemborosan dapat diperkecil, karena menggunakan tenga mesin.
• Biaya tenaga kerja rendah.
• Biaya pemindahan bahan di pabrik rendah karena jaraknya lebih pendek.
Kekurangan proses produksi terus-menerus adalah :
• Terdapat kesulitan dalam perubahan produk.
• Proses produksi mudah terhenti, yang menyebabkan kemacetan seluruh proses
produksi
• Terdapat kesulitan menghadapi perubahan tingkat permintaan.
2. Proses produksi yang terputus-putus (intermitten process)
Proses dimana kegiatan produksi dilakukan tidak standar, tetapi didasarkan produk yang dikerjakan, sehingga peralatan produksi yang digunakan disusun dan diatur yang dapat bersifat lebih luwes ( flexible ) untuk dapat dipergunakan bagi menghasilkan berbagai produk dan berbagai ukuran. Dengan Kata lain proses ini adalah proses produksi dimana arus proses yang ada dalam perusahaan tidak selalu sama.
Ciri-ciri proses produksi yang terputus-putus adalah :
• Produk yang dihasilkan dalam jumlah kecil, variasi sangat besar dan
berdasarkan pesanan.
• Menggunakan process lay out (departementation by equipment).
• Menggunakan mesin-mesin bersifat umum (general purpose machines) dan kurang otomatis.
• Operator mempunyai keahlian yang tinggi.
• Proses produksi tidak mudah berhenti walaupun terjadi kerusakan di salah satu mesin.
• Menimbulkan pengawasan yang lebih sukar.
• Persediaan bahan mentah tinggi
• Pemindahan bahan dengan peralatan handling yang flexible (varied path equipment) menggunakan tenaga manusia seperti kereta dorong (forklift).
• Membutuhkan tempat yang besar.
Kelebihan proses produksi terputus-putus adalah :
• Flexibilitas yang tinggi dalam menghadapi perubahan produk yang berhubungan dengan, process lay out, mesin bersifat umum (general purpose machines) dan sistem pemindahan menggunakan tenaga manusia.
• Diperoleh penghematan uang dalam investasi mesin yang bersifat umum.
• Proses produksi tidak mudah terhenti, walaupun ada kerusakan di salah satu mesin.
Kekurangan proses produksi terputus-putus adalah :
• Dibutuhkan scheduling, routing yang banyak karena produk berbeda tergantung pemesan.
• Pengawasan produksi sangat sukar dilakukan.
• Persediaan bahan mentah dan bahan dalam proses cukup besar.
• Biaya tenaga kerja dan pemindahan bahan sangat tinggi, karena menggunakan
tenaga kerja yang banyak dan mempunyai tenaga ahli.]
C. KEPUTUSAN ESENSIAL
1. Proses Produksi
Keputusan yang termasuk dalam kategori ini pada prinsipnya berkaitan dengan penentuan wahana atau fasilitas fisik yang dipergunakan untuk terjadinya transformasi input menjadi produk / jasa.
2. Kapasitas
Keputusan – keputusan yang termasuk dalam kategori ini berkaitan dengan penentuan kemampuan sistem produksi untuk menghasilkan barang dalam jumlah dan waktu yang tepat.
3. Persediaan
Keputusan yang termasuk dalam kategori ini pada hakekatnya berkaitan dengan pengaturan material yang diperlukan untuk keperluan produksi, mulai dari pengaturan bahan baku, barang setengah jadi maupun produk jadi.
4. Tenaga Kerja
Mengelola orang merupakan pekerjaan terpenting yang perlu dibuat oleh seorang manajer mengingat tenaga kerja tidak hanya sebagai salah satu faktor produksi tetapi merupakan faktor penentu dari keberhasilan semua aktivitas didalam sistem
produksi.
5. Kualitas Produksi
Manajer produksi bertanggungjawab atas kualitas dari barang / jasa yang dihasilkan, oleh sebab itu manajer produksi wajib untuk melakukan kegiatan – kegiatan agar produk / jasa yang dihasilkan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
D. STRATEGI OPERASI
Strategi operasi merupakan penjabaran dari strategi bisnis / korporasi sehingga kelima kategori keputusan yang telah diuraikan diatas dapat diambil secara tepat dan konsisten.
1. Misi (Mission)
Misi merupakan bagian dari strategi operasi yang mendefinisikan tujuan fungsi operasi / produksi dalam kaitannya dengan strategi bisnis / korporasi dengan kata lain misi merupakan penjabaran dari bisnis strategi dalam terminologi yang lebih operasional.
2. Kompetensi
Kompetensi merupakan sesuatu yang dapat dilakukan lebih baik dari pesaing yang ada
3. Tujuan (Objective)
Tujuan fungsi operasi dapat dinyatakan dalam bentuk ongkos (cost), kualitas (quality), penyampaian (delivery), maupun flexibilitas (flexibility).
4. Kebijakan Operasi
Kebijakan operasi menyatakan tujuan operasi yang telah ditetapkan akan dapat dicapai.
E. SIKLUS PRODUKSI
Dalam pengelolaan rutin sistem produksi dapat diidentifikasikan adanya siklus fabrikasi dan siklus penjadwalan, sebagai berikut :
1. Siklus Fabrikasi
2. Siklus Penjadwalan
Penjadwalan produksi merupakan kegiatan yang bersifat dinamis dalam artian bahwa kegiatan penjadwalan bukan merupakan kegiatan yang sekali jadi tetapi akan mengalami perubahan tergantung pada pelaksanaan dan kemampuan yang dimiliki.
1. KONSEP DASAR MANAJEMEN INVENTORI / PERSEDIAAN
Definisi: Inventori / Persediaan merupakan simpanan material yang berupa bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi.
Pengendalian Persediaan: aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan.
Alasan Mengelola Persediaan:
• Persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar.
• Mempengaruhi pelayanan ke pelanggan.
• Mempunyai pengaruh pada fungsi operasi, pemasaran, dan fungsi keuangan.
Jenis Persediaan:
• Persediaan barang jadi biasanya tergantung pada permintaan pasar (independent
demand inventory).
• Persediaan barang setengah jadi dan bahan mentah ditentukan oleh tuntutan proses
produksi dan bukan pada keinginan pasar (dependent demand inventory).
Tujuan Persediaan:
• Menghilangkan pengaruh ketidakpastian (misal: safety stock).
• Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian.
• Untuk mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran.
Fungsi Persediaan :
• Fungsi Decouping Dilakukan oleh perusahaan yang mengadakan pengelompokan operasional secara terpisah. Memungkinkan operasi internal dan eksternal mempunyai kebebasan.
• Fungsi Econolic Lot Size Penyimpanan persediaan bahan dalam jumlah besar dengan mempertimbangkan adanya discount pembelian, kapasitas dan kondisi gudang serta keperluan operasi.
• Fungsi Antisipasi Penyimpanan persediaan berfungsi sebagai penyelamat jika terjadi keterlambatan datangnya pesanan atau jika ada permintaan musiman.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan:
• Penentuan berapa besar dan kapan pemesanan harus dilakukan.
• Struktur biaya persediaan.
a. Biaya per unit (item cost)
b. Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost)
- Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order)
- Biaya pengiriman pemesanan
- Biaya transportasi
- Biaya penerimaan (Receiving cost)
- Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set up cost): surat menyurat dan biaya untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan.
c. Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost)
- Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang apabila nilai persediaan digunakan untuk investasi (Cost of capital).
- Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost of storage). Biaya ini berubah sesuai dengan nilai persediaan.
d. Biaya resiko kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence, deterioration and loss).
e. Biaya akibat kehabisan persediaan (Stockout cost).
Hal-hal yang sangat dipengaruhi oleh tingkat persediaan :
• Kualitas
• Kapasitas berlebih
• Rekayasa Produk
• Kemampuan merespon pelanggan
• Harga
• Tenggang waktu
• Lembur
• Profitabilitas keseluruhan
2. Klasifikasi Inventori
Ada beberapa macam klasifikasi inventori, menurut Dobler at al, ada beberapa klasifikasi inventori yang digunakan oleh perusahaan, antara lain :
• Inventori Produksi
Yang termasuk dalam klasifikasi invetori produksi adalah bahan baku dan bahan-bahan lain yang digunakan dalam proses produksi dan merupakan bagian dari produk. Bisa terdiri dari dua tipe yaitu item spesial yang dibuat khusus untuk spesifikasi perusahaan dan item standart produksi yang dibeli secara off-the-self.
• Inventori MRO (Maintaintenance, Repair, and Operating supplies)
Yang termasuk dalam katagori ini adalah barang-barang yang digunakan dalam proses produksi namun tidak merupakan bagian dari produk. Seperti pelumas dan pembersih.
• Inventori In-Process
Yang termasuk dalam katagori inventori ini adalah produk setengah jadi. Produk yang termasuk dalam katagori inventori ini bisa ditemukan dalam berbagai proses produksi.
• Inventori Finished-goods
Semua produk jadi yang siap untuk dipasarkan termasuk dalam katagori inventori finished goods. PT XYZ adalah sebuah swalayan yang menjual produk-produk yang siap untuk dipakai. Tidak ada proses pengolahan yang ada disana, sehingga semua inventori yang dimilikinya termasuk dalam katagori ini.
3. Masalah dalam Menejemen Inventori
Masalah dalam menejemen Inventori yang dihadapi inventory controll adalah :
• Item mana saja yang harus disesiakan atau disimpan di gudang. Suatu item akan selalu disediakan sebagai suatu persediaan di gudang atau dibeli. Yang perlu diperhatukan juga apakah item yang ada akan terus disimpan atau sudah waktunya ditukar atau diganti. Mungkin saja banyak item yang sudah rusak atau ketinggalan jaman.
• Berapa jumlah persediaan yang harus dibeli. Kita harus mengetahui terlebih dulu biaya-biaya yang berhubungan dengan inventori.
• Kapan waktunya suatu pembelian harus dilakukan. Suatu inventori controll yang bagaimana harus digunakan.
4. Biaya yang terkait Inventori
Menurut Dobler et al terdapat 2 (dua) macam biaya yang terkait dengan biaya inventori yaitu
• Biaya Pemeliharaan (Carrying Cost) Biasanya berkisar antara 23-35 persen dari total nilai inventori perusahaan pertahun, yang terdiri dari :
- Biaya kesempatan dari dana yang diinvestasikan sebesar 12-20 %
- Biaya asuransi sebesar 2 – 4 %
- Pajak properti sebesar 1 – 3 %
- Biaya penyimpanan sebesar 1 – 3 %`
- Kadaluarsa sebesar 4 – 10 % Total 20 – 40 %
• Biaya Akuisisi
Faktor yang terkait dengan biaya akuisisi adalah proses pengadaan dan
administrasi, yang terdiri dari :
- Biaya operasi dan gaji pegawai
- Biaya material seperti kertas, amplop, dan alat tulis lainnya.
- Biaya pelayanan seperti telepon, fax dan biaya pengiriman.
5. Metode EOQ
Salah satu metode menejemen industri adalah Metode Economic Order Quantity (EOQ). Yaitu metode menejemen industri yang ekonomis berdasar jumlah permintaan. EOQ merupakan contoh dari system persediaan yang didorong (push inventory system) maka perolehan persediaan diawali dengan antisipasi permintaan di masa mendatang bukan reaksi terhadap permintaan saat ini.
Asumsi:
• Kecepatan permintaan tetap dan terus menerus.
• Waktu antara pemesanan sampai dengan pesanan dating (lead time) harus tetap.
• Tidak pernah ada kejadian persediaan habis atau stock out.
• Material dipesan dalam paket atau lot dan pesanan dating pada waktu yang bersamaan dan tetap dalam bentuk paket.
• Harga per unit tetap dan tidak ada pengurangan harga walaupun pembelian dalam jumlah volume yang besar.
• Besar carrying cost tergantung secara garis lurus dengan rata-rata jumlah persediaan.
• Besar ordering cost atau set up cost tetap untuk setiap lot yang dipesan dan tidak tergantung pada jumlah item pada setiap lot.
• Item adalah produk satu macam dan tidak ada hubungan dengan produk lain.
Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum menghitung EOQ:
D : Besar laju permintaan (demand rate) dalam unit per tahun.
S : Biaya setiap kali pemesanan (ordering cost) dalam rupiah per pesanan
C : Biaya per unit dalam rupiah per unit
I : Biaya pengelolaan (carrying cost) adalah persentase terhadap nilai persediaan per tahun.
Q : Ukuran paket pesanan (lot size) dalam unit
TC : Biaya total persediaan dalam rupiah per tahun. Biaya pemesanan per tahun (Ordering cost):
OC = S (D/Q) Biaya pengelolaan persediaan per tahun (Carrying cost)
CC = ic (Q/2) Maka, total biaya persediaan:
TC = S (D/Q) + ic (Q/2)
Terjadi keseimbangan antara carrying cost dan ordering cost, maka Q dihitung dari:
Q = Ö(2SD)/ic
Kebaikan EOQ:
• Persediaan tradisional baik bagi beberapa kasus seperti persediaan obat yang penting untuk mengatasi serangan jantung
• Menyeimbangkan biaya persiapan biaya persiapan dan penyimpanan yang memaksimumkan laba atau meminimumkan biaya
• Saat biaya persiapan tinggi jadi lebih baik buat produk dengan jumlah besar
• Sangat baik saat mengatasi masalah yang berkaitan dengan ketidakpastian.
6. Just In Time / JIT
JIT merupakan pendekatan yang meminimalkan total biaya penyimpanan dan biaya persiapan yang sangat berbeda dari trandisional. Dalam JIT, tidak menerima biaya persiapan (atau biaya pemesanan) malah JIT mencoba menekan hingga nol _ sehingg biaya yang tersisa untuk dikurangi adalah biaya penyimpanan _ yang dicapai dengan mengurangi persediaan sampai tingkat yang sangat rendah.
Biaya Pemesanan dikurangi dengan cara :
• Kontrak Jangka Panjang dengan Pemasok
• Pengisian Kembali Yang Berkesinambungan (continuous replenishment)
- Pembuat barang mengambil alih fungsi manajemen persediaan pengecer dengan memberitahu pengecer kapan dan berapa banyak persediaan yang harus dipesan kembali dan pengecer meninjau usul ini.
Contoh : Yang dijalankan Wal-Mart dan Proctec & Gamble
• Pertukaran Data Elektronik (Electronic data interchange –EDI)
- suatu bentuk awal dari perdagangan elektronik yang intinya : suatu metode terotomatisasi dari pengiriman informasi dari computer ke computer.
- EDI memungkinkan para pemasok mengakses database para pembeli, sehingga memungkinkan pemasok tahu kapan pembeli butuh pesanan barang karena ada tukuren barang
• JIT II
- Kemitraan JIT ke tingkat yang lebih tinggi, dengan menempatkan wakil pemasok yang bekerja di lapangan (secara penuh), difasilitasi pelanggan tetapi dibayar oleh pemasok, menghadiri pertemuan perencanaan produksi, memiliki otoritas untuk membuat pesanan atas nama pelanggan. Contoh : JIT II yang dijalankan oleh IBM, Intel, AT&T dll.
-
Keterbatasan JIT:
• Sering timbul masalah dengan pemasok, meski ada kontrak jangka panjang
• Pandangan negative dari karyawan yang merasa diperas tenaganya
• Jika tidak dijalankan dengan baik _ ada resiko kehilangan penjualan yang bisa jadi meruakan penjualan yang hilang selamanya.
7. Manfaat Manajemen Inventori
Manajemen Persediaan memungkinkan perencanaan yang efektif dengan menjaga jumlah yang optimal dari persediaan yang menghasilkan pengurangan biaya persediaan. Manjemen persediaan memberikan manfaat-manfaat seperti:
Pengontrolan Persediaan yang Lebih Baik
Fleksibilitas dari distribusi dan penyimpanan barang-barang secara menyeluruh memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengontrol persediaan sesuai dengan bisnis mereka. Akses yang instan terhadap data-data yang kritis meliputi ketersediaan peresediaan, jumlah yang ada, jumlah yang harus diorder lagi dan biaya yang dapat diketahui pada saat itu juga terhadap persediaan untuk direspos secara cepat dalam rangka pengambilan keputusan, sistem dengan kemampuan mengelolah beberapa lokasi yang berbeda-beda memungkinkan manajemen dari gudan-gudang yang berbeda-beda dan penelusuran persediaan melalui lot, secara seri atau menggunakan level.
Pengoptimalan Ruangan & Penggunaan Sumber Daya
Otomatisasi, pemusatan dan perampingan dari tugas-tugas manajemen persediaan meliputi perputaran bahan-bahan (material routing), arus kordinasi bahan-bahan melalui bisnis proses yang berbeda dan kunci pemantauan kinerja membantu pengguna mengoptimalkan penggunaan tenaga kerja, ruangan, peralatan. Konfigurasi multi lelvel yang fleksibel untuk pergerakkan stok sesuai dengan proses bisnis yang spesifik, pemilihan methodology, prioritas beban pekerjaan perputaran dan struktur pergudangan, Tabahannya, peningkaan staff dan efisiensi proses.
Pengurangan Persediaan dan Meningkatkan Ketersediaan Kas
Perencanaan stok yang efektif memungkinakan menjaga jumlah optimal dari persediaan, bisa menghasilkan dana kas melalui dua cara: Pertama, mengurangi biaya operasional dari penyimpanan dan pengasuransian dari stok, kedua, level persediaan yang ideal berarti tidak ada biaya yang mengikuti jumlah yang tidak diperlukan dari bahan-bahan, barang dalam proses dan barang jadi.
Pengelolaan yang baik dan manajemen yang proaktif
Laporan yang luas dan peralatan analisis untuk membantu pengguna mencapai kinerja persediaan yang maksimal. Tingkat KPI dan pemantauan pengukuran dari isu-isu kinerja dan identifikasi pergerakan yang lambat dari persediaan, kemandekan dan halhal lain yang tidak efisien sehingga bisa diambil tindakan yang benar yang sehingga tidak terjadinya kepanikan.
Peningkatan Tingkat Pelayanan
Pelanggan tidak hanya meminta kecepatan pengantaran tetapi juga ketepatan, kepercayaan, dan macam-macam pengapalan. Pengintegrasian dengan penjualan meningkatkan pengetahuan pelanggan akan preferensi pengepakan dan pengiriman, dan memungkinkan otomatisasi untuk memenuhi instruksi; indetifikasi dari daerah distribusi untuk dibagi antara beberapa pelanggan atau grup dan mudah untuk menyortir dari staging area dan pergerakan stok. Hal ini menjamin bahwa produk yang benar berada ditempat yang benar pada waktu yang tepat. Tingkat pelayanan tertinggi dapat menyediakan pelanggan sehubungan dengan respons yang cepat terhadap permintaan atau perubahan persyartan dimana hal ini akan meningkatkan kepuasan pelanggan.
8. Contoh Manajemen Inventori
a. Perancangan Sistem informasi Menejemen Inventori di CV. Arwana Tech Malang (M.Mufti N).
b. Sistem Menejemen Inventori pada Perusahaan Layanan Jasaboga Pesawat Udara
LAYOUT PABRIK
II. PENGERTIAN LAYOUT
Layout atau dalam bahasa Indonesia dikenal dengan tata letak adalah pengaturan tulisan-tulisan dan gambar-gambar. Layout atau tata letak merupakan satu keputusan yang menentukan efisiensi sebuah operasi dalam jangka panjang. Banyak dampak strategis yang terjadi dari hasil keputusan tentang layout, diantaranya kapasitas, proses, fleksibilitas, biaya, kualitas lingkungan kerja, kontak konsumen dan citra perusahaan. Layout yang efektif membantu perusahaan mencapai sebuah strategi yang menunjang strategi bisnis yang telah ditetapkan diantara diferensiasi, biaya rendah maupun respon cepat. Dalam suatu pabrik, tata letak (layout) dari fasilitas produksi dan area kerja merupakan elemen dasar yang sangat penting dari kelancaran proses produksi. Oleh karena itu, Pengaturan layout didalam pabrik merupakan aktivitas yang sangat vital dan sering muncul berbagai macam permasalahan didalamnya.
III. MENENTUKAN LAYOUT PABRIK
Di dalam sebuah pabrik kemungkinan untuk melakukan sangat relokasi kecil sekali karena biayanya besar. Oleh karena itu suatu pabrik biasanya mengadakan “relayout” bukan “relocate”. Sering layout mesin-mesin dan luas ruang dalam pabrik harus ditentukan lebih dahulu sedang bentuk pabrik mengikuti sehingga diperoleh pengaturan susunan peralatan produksi yang paling baik sehingga memperlancar proses produksi. Layout fasilitas produksi merupakan keseluruhan bentuk dan penempatan fasilitas-fasilitas yang diperlukan dalam proses produksi. Di dalam berprosuksi diperlukan peralatan-peralatan, perlengkapan-perlengkapan, mesin-mesin atau fasilitasfasilitas produksi. Fasilitas-fasilitas tersebut harus diatur sesuai dengan kebutuhan proses produksi sehingga hasil produksi dapat diproduksi dengan jumlah dan kualitas yang sesuai, dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan dengan biaya minim. Perencanaan layout pabrik merupakan pemilihan secara optimum penempatan mesin mesin perlatan pabrik, tempat kerja, tempat penyimpanan dan fasilitas servis, bersama dengan penentuan bentuk gedung pabriknya.
Adapun pengaturan layout fasilitas yang baik ialah:
a. Memaksimumkan pemanfaatan peralatan pabrik.
b. Meminimumkan kebutuhan tenaga kerja.
c. Mengusahakan agar aliran bahan dan produk lancar.
d. Meminimumkan hambatan pada kesehatan.
e. Meminimumkan usaha membawa bahan.
f. Memaksimumkan pemanfaatan ruang yang tersedia
g. Memaksimumkan keluwesan menghindari hambatan operasi dan tempat yang terlalu padat.
h. Memberikan kesempatan berkomunikasi bagi para karyawan dengan menempatkan mesin dan proses secara benar.
i. Memaksimumkan hasil produksi.
j. Meminimumkan kebutuhan akan pengawasan dan pengendalian dengan menempatkan mesin, lorong/gang, dan fasilitas penunjang agar diperoleh komunikasi mudah dan siap. untuk memperoleh layout pabrik yang efisien ada kriteria pengukurannya.
kriteria ini merupakan tujuan yang harus dicapai di dalam menyusun layout pabrik ini.
kriteria tersebut adalah:
a. Jarak angkut yang mimimum
Jarak angkut bahan dasar, bahan setengah jadi dan barang jadi yang harus dipindah dari tempat penerimaan melewati tempat-tempat produksi serta tempat penyimpanan dan akhirnya ke tempat pengangkutan, harus diusahakan sependekpendeknya sehingga biayanya pun menjadi lebih kecil.
b. Aliran material yang baik
Aliran material tersebut diusahakan agar tidak mengganggu proses produksi yang sedang berjalan dan tidak dapat berjalan capat.
c. Pengunaan ruang yang efektif
Pemborosan ruangan berarti pemborosan uang pula sehingga harus diusahakan ruangan-ruangan, yang tidak terlalu besar dan tidak terlalu sempit.
d. Luwes
Apabila perusahaan memproduksi berbagai macam produk dan diperlukan kombinasi produk yang berubah-ubah atau terdapat perubahan permintaan sacara terusmenerus maka diperlukan adanya layout yang luwes yang dapat menampung perubahan kombinasi produk tersebut. Hal ini dapat dicapai dengan berbagai macam jalan tergantung dari perusahaan misalnya dengan mengunakan mesin-mesin yang bersifat umum (general perpose machines).
e. Keselamatan barang-barang yang diangkut.
f. Kemungkinan-kemungkinan perluasan dimasa depan.
g. Biaya efektivitas yang maksimum faktor-faktor diatas perlu diusahakan
dengan biaya yang rendah.
IV. 1. FAKTOR-FAKTOR PENENTU LAYOUT
Jenis layout yang dipilih biasanya tergantung pada:
a. Jenis produk. Apakah produk tersebut barang atau jasa, desain dan kualitasnya bagaimana, dan apakah produk tersebut dibuat untuk persediaan atau pesanan.
b. Jenis proses produksi ini berhubungan dengan jenis teknologi yang dipakai, jenis bahan yang diangkut/dibawa, dan/atau alat penyedia layanan.
c. Volume produksi. Volume mempengaruhi desain fasilitas sekarang dan pemanfaatan kapasitas, serta penyediaan kemungkinan ekspansi dan perubahan. Berdasarkan faktor-faktor ini perlu diketahui tentang macam/jenis layout yang ada.
IV.2. MACAM-MACAM LAYOUT
Dalam hal ini terdapat tiga macam layoout yaitu:
a. Layout proses atau fungsional (process/functional layout)
b. Layout produk atau garis (product/line layout)
c. Layout kelompok (group layout)
Dalam layout proses mesin-mesin dan peralatan-peralatan yang mrmpunyai fungsi yang sama dikelompokkan dan ditempatkan dalam satu tempat/ruang tertentu. Layout semacam ini biasanya dipergunakan untuk perusahaan yang memenuhi pesanan di mana banyak terdapat pesanan-pesanan yang berbeda baik bentuk, kualitas maupun jumlahnya. Di dalam layout produk mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan disusun berdasarkan urutan operasi yang diperlukan bagi produk yang dibuat. Dalam hal ini biasanya perusahaan memproduksi satu macam produk secara terus-menerus dan dalam jumlah yang besar. Layout kelompok memisah daerah/tempat serta kelompok mesin yang membuat serangkaian komponen yang memerlukan pemrosesan sama.
Tiga macam layout tersebut sebenarnya dapat digunakan baik untuk produksi untuk pesanan maupun produksi untuk pasar atau persediaan, akan tetapi biasanya penggunaan layout proses itu bagi produk untuk pesanan sedangkan layout produk bagi produksi untuk pasar atau pesanan.
Apabila diperlukan produksi barang-barang yang sangat besar jumlahnya dan produk tersebut merupakan produk standar sedangkan permintaan dari dari produk tersebut relatif stabil maka penggunaan layout produk atau garis biayanya rendah. Dalam layout produk ini pada umumnya harus digunakan mesin-mesin yang bersifat khusus yang menggunakan perlengkapan-perlengkapan pula dan di dalam aliran proses produksinya tidak terdapat aliran balik. Sedangkan apabila perusahaan harus memproduksi barang-barang dalam jumlah dan bentuk yang bermacam-macam lebih efisien dan lebih murah apabila dipergunakan layout proses dan menggunakan mesin-mesin yang bersifat umum. Apabila dalam perusahaan semacam ini dipergunakan layout produk akan mengalami pemanfaatan rendah mesin-mesin, perubahan layout secara terus menerus dan periodic serta penambahan perlatan secara terus-menerus pula. Sering pula digunakan kombinasi dua macam layout di dalam melaksanakan proses produksi; layout ini disebut layout kelompok.
IV.3. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN BERBAGAI POLA LAYOUT
1. Layout Fungsional
Kelebihan layout fungsional adalah sebagai berikut
a. Dapat mengkibatkan pemanfaatan optimal mesin, spesialis mesin dan teaga kerja;
b. Bagian-bagian fungsional luwes dan dapat memproses berbagai jenis produksi;
c. Mesin-mesin merupakan mesin serbaguna yang biasanya biayanya lebih rendah dibandingkan dengan mesin khusus;
d. Produk dan layanan yang memerlukan proses yang bermacam-macam dengan mudah diproses;
e. Fasilitas lain pada layout fungsional tidak terpengruh dengan adanya kemungkinan satu mesin rusak;
f. Mesin dan karyawan saling tergantung, sehingga metode/pola ini sangat sesuai untuk pelaksanaan system upah borongan.
Adapun kekurangan layout Fungsional ialah:
a. Fasilitas/mesin serbaguna biasanya lebiha lamban bila dioperasikan dibandingkan dengan mesin khusus, sehingga biaya operasional persatuan lebih tinggi;
b. Penentuan jalannya proses (routing) dan penentuan jadwal (scheduling) serta akuntansi biayanya sulit sebab setiap pesanan harus dikerjakan tersendiri;
c. Pengendalian bahan (materials handling) dan biaya angkut bahan dalam pabrik relatif tinggi;
d. Gerak bahan-bahan di dalam pabrik lamban sehingga persediaan dalam proses relatif besar; lagi pula diperlukan tempat penyimpanan yang luas;
e. Pesanan-pesanan sering hilang;
f. Sulit dilakukan keseimbangan tenaga kerja dan mesin-mesin;
g. Sering terjadi proses memabalik.
2. Layout Produk
Kelebihan layout Produk adalah:
a. Fasilitas mesin dapat dioperasikan secara cepat;
b. Penentuan routing dan scheduling mudah;
c. Tak perlu materials handling;
d. Bahan cepat diproses;
e. Pessanan tak ada karena proses untuk pasar;
f. Tidak memerlukan banyak karyawan; fasilitas otomatis.
Kelemahan Layout Produk adalah:
a. Fasilitas satu tergantung fasilitas yang lain;
b. Bila fasilitas ingin ditambah perlu serangkaian fasilitas sehingga investasi
mahal;
c. Memerlukan perencanaan proses yang matang; pengawasan proses harus teliti.
3. Layout Kelompok
Kelebihan layout kelompok adalah:
a. Menghemat biaya pengendalian bahan;
b. Mudah mengetahui dimana setiap kelompok berada;
c. Waktu pengiriman barang jadi dapat lebih tepat ditentukan scheduling sederhana;
d. Biaya tetap dapt dikurangi karena orang bisa mendasarkan diri pada kegiatan yang lalu.
Kelemahan layout kelompok adalah:
a. Pemanfaatan fasilitas tidak penuh;
b. Perlu pengendalian bahan yang baik;
c. Bagian-bagian tidak luwes;
d. Mesin serba guna harus dianfaatkan penuh.
IV.4. PERENCANAAN LAYOUT
Langkah pertama yang perlu dilaksanakan di dalam perencanaan layout adalah
melihat pada perencanaan produk berupa spesifikasi yang menunjukkan fungsi-fungsi
yang dimiliki produk tersebut. Perencanaan produk tergantung material yang digunakan,
proses yang diperlukan dan perlengkapan-perlengkapannya, sehingga memerlukan layout yang berbeda pula. Oleh karena manajemen selalu berusaha membuat barangbarang dengan kualitas yang baik dan biaya serendah mungkin maka perlu ditentukan perencanaan produk dengan layout berdasarkan perbandingan teknis dan biayanya. Perencanaan produk membantu penentuan material yang digunakan, mesin-mesin serta perlengkapan.
Langkah selanjutnya di dalam merencakan sebuah layout adalah menetapkan perlengkapan yang dibutuhkan dan memilih mesin-mesinnya.
Langkah selanjutnya di dalam perencanaan layout adalah berupa analisis keseimbangan urutan pengerjaan, pemetaan, aliran (flow charting) dan penyusunan diagram block layout. Untuk membantu penempatan bagian/departemen-departemen dan tempat kerja yang saling berhubngan, analisis urutan pekerjaan atau travel charting perlu dilaksanakan. Travel chart sering disusun untuk beban-beban dalam 1 minggu yang diangkut dari departemen lain.
Pemahaman Mutu
b.1 Pengertian Mutu
Pengertian mutu terus berkembang dari masa ke masa. Awalnya konsep mutu hanya memfokuskan pada kesesuaian dengan persyaratan. Hal ini dapat kita lihat dari definisi mutu yang disampaikan oleh Josep M. Juran yaitu “mutu sebagai kecocokan untuk pemakaian (fitness for use)”. Sementara W. Edwards Deming menyatakan perlunya perbaikan dan pengukuran mutu secara terus menerus untuk mengeleminasi variasi, dengan menggunakan alat-alat statistik. Strategi Deming ini bersifat bottom-up dimana karyawan harus terlibat dalam memecahkan persoalan.
b.2 Parameter dan Dimensi Mutu
Dari definisi mutu di atas terlihat tidaklah cukup bila kita memproduksi suatu produk hanya dengan memenuhi spesifikasi atau memberikan jasa yang memenuhi persyaratan manajemen, karena mutu didukung oleh 3 parameter penting yaitu mutu desain (quality of design), mutu kesesuaian (quality of confonformance), dan mutu penggunaan (quality of use).
• Quality of design : desain mencerminkan suatu produk atau jasa sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. Semua karakteristik yang penting sebaiknya didesain ke dalam produk atau jasa.
• Quality of conformance : Produk/jasa yang diberikan memenuhi persyaratan/standar desain.
• Quality of use : pemakai terus menerus merasa aman menggunakan produk/jasa yang diberikan.
Sedangkan 3 dimensi mutu yang perlu diperhatikan adalah :
• Dimensi mutu bisnis ( The business quality dimension) : bahwa bisnis memberi pelayanan kepada masyarakat. Pelanggan tidak hanya tertarik dengan mutu produk/jasa, tetapi juga pada keputusan organisasi terhadap tingkat mutu produk, kepedulian terhadap lingkungan, kesehatan dan lain-lain.
• Dimensi mutu produk (The product quality dimension): bahwa produk atau jasa yang diberikan harus memenuhi kebutuhan spesifik pelanggan.
• Dimensi mutu organisai ( The organization quality dimension) : Organisasi perlu memaksimalkan efisiensi dan efektivitasnya, mengurangi limbah, dan memiliki hubungan yang baik dengan manusia
b.3 Mempertahankan dan Meningkatkan Mutu
Faktor faktor mana yang harus di tinjau, bagaimana penampilan yang di inginkan dan seterusnya ditentukan secara subjektif oleh pihak pengguna (konsumen). Untuk dapat menghasilkan produk dengan tingkat kualitas yang tinggi maka pihak penyedia barang atau jasa harus selalu mengikuti selera konsumen yang telah dikenal lelalu berubah, berkembang menuju kesempurnaan produk saat digunakan. Bila penyedia jasa ingin selalu memuaskan keinginan konsumen sebagai jalan untuk memperoleh pelanggan / konsumen, maka penyedia harus selalu dengadakan penyesuaian baik atas metoda, proses, organisasi, fasilitas pendukung dll guna dapat mengikuti selera konsumen.
Menyikapi halini di industri, tercipta beberapa sistem pengedalian mutu yang pada intinya adalah ingin menyesuaikan hasil produk dengan selera konsumen:
1. QC - Pengendalian Mutu.
2. QA - Pemastian Mutu.
Pemastian mutu prouk dilaksanakan dengan secara konsisten proses produksi mulai dari design, pasokan bahan produk, tata cara proses inspeksi dll harus dilakukan sesuai petunjuk atau manual yang diberikan yang direncana berdasar design dan spesifikasi produk.
3. TQC - Pengendalian Mutu Secara Total (Total Quality Control)
Penerapan sistem TQC yang dikenal juga sebagai Company – Wide Quality Control mencakup pula bagian lain dari organisasi perusahaan yang dikehendaki ikut mendukung kegiatan, sebagai contoh: unit Satpam, unit kendaraan karyawan, Kantin, Perpustakaan dalam perusahaan. Pada dasarnya unit-unit yang langsung atau tak langsung ada hubungannya dengan konsumen hendaknya mendapat perhatian atas mutu dan unjuk kerjanya.
4. TQM – MENEJEMEN MUTU TOTAL
Bidang penanganan masalah mutu dari sistem inii juga mencakup hal-hal atau Masalah-masalah diluar organisasi yang mungkin mempunyai pengaruh negatif terhadap organisasi, sebagai contoh:
• Perlunya pengelolaan limbah yang baik
• Iklim investasi awal, perkembangan dll yang baik
• Pengelolaan tenaga kerja lepasan dari luar organisasi
• Penciptaan lingkungan sosial, pendidikan kesehatan di sekitar lokasi kegiatan organisasi.
5. Kaizen - Perbaikan Mutu secara terus-menerus
Pada awal pembicaraan telah dikemukakan hal pergeseran mutu produk yang diinginkan oleh konsumen akibat naiknya tuntutan seleranya. Mengatasi hal ini maka manajemen mutu dari orgasnisasi harus selalu mengejar dan enyesuaikan karakteristik produknya agar selalu sesuai dengan perkembangan
Daftar persyaratan sertifikat ISO 9000 tersebut meliputi:
a) Management Responsibility
b) Quality System Documentation
c) Contract Review
d) Design Control
e) Purchasing
f) Process Control
g) Inspection and Testing
h) Calibration
i) Internal Auditing
j) Handling of Rejected Products
k) Corrective Action
c.1 Sistem Manajemen Mutu seri ISO
ISO 9000:2000 adalah versi terakhir yang terdiri dari 3 dokumen terkait, yang masing-masing memiliki fungsi berbeda ( telah diadopsi menjadi Standar Nasional
Indonesia SNI 19-9000 pada tahun 2001), terdiri dari :
• ISO 9000/SNI19-9000 : Sistem Manajemen Mutu – Dasar-dasar dan Kosakata .
Standar ini menguraikan dasar-dasar sistem manajemen mutu dan merincikan istilah bagi sistem manajemen mutu.
• ISO 9001/SNI 19-9001 : Sistem Manajemen Mutu – Persyaratan. Standar ISO 9001 merinci persyaratan dalam sistem manajemen mutu, bila organisasi perlu menunjukkan kemampuannya dalam menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku serta meningkatkan kepuasanpelanggan.
• ISO 9004/SNI 19-9004 : Sistem Manajemen Mutu – Panduan untuk Perbaikan Kinerja Standar ISO 9004 menyediakan panduan yang mempertimbangkan baik keefektifan maupun efisiensi sistem manajemen mutu. Sasaran standar ini adalah perbaikan kinerja organisasi dan kepuasan pelanggan dan pihak berkepentingan lainnya. Dari ketiga dokumen tersebut, standar yang dijadikan dasar untuk keperluan sertifikasi hanya ISO 9001/SNI 19-9001. Model ini mengarahkan komitmen manajemen untuk selalu memuaskan pelanggannya.
c.2 Pinsip Menejemen Mutu ISO
Dalam ISO terdapat delapan prinsip sistem manajemen mutu yang dijadikan sebagai acuan kerangka kerja yang membimbing organisasi menuju peningkatan kerja.
Kedelapan prinsip sistem manajemen mutu yang terdapat dalam ISO, adalah :
1. Fokus pelanggan
Pelanggan merupakan bagian yang sangat penting bagi organisasi, oleh sebab itu manajemen organisasi harus benar-benar memahami, memenuhi kebutuhan pelanggan saat ini dan yang akan datang bahkan melebihi harapan pelanggan.
2. Kepemimpinan
Pemimpin sangat penting dalam menciptakan kesatuan arah dan tujuan organisasi, menciptakan dan mempertahankan lingkungan internal sehingga personel terlibat secara penuh untuk mencapai tujuan organisasi.
3. Keterlibatan personel
Keterlibatan personel secara penuh pada semua tingkatan organisasi sangat penting sehingga kemampuan personel dapat digunakan untuk kepentingan organisasi.
4. Pendekatan proses
Pendekatan proses sangat penting untuk mencapai hasil yang diinginkan agar lebih efisien, dengan mengelola aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan sebagai suatu proses. Proses merupakan integrasi yang berurutan dari personel, material, metode, mesin, dan peralatan, dalam suatu lingkungan untuk menghasilkan keluaran yang memiliki nilai tambah bagi pelanggan.
5. Pendekatan sistem terhadap manajemen
Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan proses-proses yang saling
berkaitan sebagai suatu sistem yang mendukung efektivitas dan efisiensi
organisasi dalam mencapai tujuantujuannya.
6. Peningkatan berkesinambungan
Peningkatan berkesinambungan akan meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan dan harus menjadi komitmen perusahaan. Peningkatan berkesinambungan merupakan suatu proses berkesinambungan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi dalam memenuhi kebijakan dan mencapai tujuan organisasi.
7. Pendekatan faktual dalam pengambilan keputusan
Keputusan yang efektif harus berdasarkan analisis data dan informasi yang faktual, sehingga masalah-masalah mutu dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Keputusan yang diambil harus ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi system manajemen mutu.
8. Hubungan pemasok yang saling menguntungkan
Organisasi dan pemasok-pemasoknya saling tergantung dan hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah bagi pelanggan.
d. Tujuan ISO 9000
Tujuan utama perusahaan mengadopsi sertifikat ISO 9000 adalah:
• Organisasi harus mencapai dan mempertahankan kualitas produk dan jasa yang dihasilkan, sehingga secara berkesinambungan dapat memenuhi kebutuhan para pembeli.
• Organisasi harus memberikan keyakinan kepada manajemen sendiri bahwa kualitasyang dimaksudkan itu telah dicapai dan dapat dipertahankan.
• Organisasi harus memberikan keyakinan kepada pembeli bahwa kualitas yang dimaksudkan itu telah atau akan dicapai dalam produk/jasa yang dijual (Fandy.T. dan Anastasia D.,2001).
Sedangkan menurut Nursya’bani Purnama (2005) standar ISO 9000 diciptakan untuk memenuhi lima tujuan, yaitu:
• Mencapai, mempertahankan, dan menemukan perbaikan kualitas produk secara terus-menerus dan berkesinambungan (termasuk layanan) dalam hubungannya dengan persyaratan.
• Meningkatkan kualitas operasi secara terus-menerus untuk memenuhi harapan konsumen dan pemilik perusahaan.
• Memberikan kepercayaan kepada manajemen internal dan pekerja bahwa persyaratan kualitas telah terpenuhi dan perbaikan telah dilakukan.
• Memberikan kepercayaan kepada konsumen dan pemilik bahwa persyaratan kualitas telah terpenuhi dalam produk yang dikirimkan.
• Memberikan kepercayaan bahwa persyaratan system kualitas telah terpenuhi.
e. Manfaat memperoleh sertifikat ISO
Ada beberapa manfaat yang bisa diperoleh jika memperoleh sertifikat ISO 9000, yaitu:
• Perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9000 diizinkan untuk mengiklankan bahwa kualitas perusahaan telah diakui secara internasional.
• Audit kualitas yang merupakan sebagian tugas ISO 9000 tidak perlu dikerjakan lagi oleh internal perusahaan.
• Operasi organisasi dapat menjadi lebih efektif dan efisien.
• Meningkatkan kesadaran akan kualitas dalam organisasi termasuk dindalamnya kultur anggota organisasi untuk terus mempertahankan sertifikat ISO 9000 tersebut (Husain Umar,2003). Selain itu, manfaat yang akan diperoleh setiap perusahaan jika memperoleh
sertifikat ISO 9000 adalah :
• Memperoleh akses yang lebih besar untuk memasuki pasar luar negeri terutama yang mensyaratkan harus dipenuhi standar ISO 9000.
• Memiliki kesesuaian (compability) dengan pemasok dari luar negeri (Fandy T. dan Anastasia D.,2001).
e.1 Hubungan Kualitas dan Penjualan
Standar ISO 9000 dimaksudkan untuk mendorong perusahaan dalam merancang system kualitas yang sesuai untuk suatu produk, proses, dan praktek tertentu pada suatu perusahaan. Melalui ISO 9000 diharapkan perusahaan dapat menghasilkan barang/jasa yang berkualitas. Keuntungan yang didapatkan perusahaan jika menyediakan barang yang berkualitas adalah diperolehnya pendapatan penjualan yang lebih tinggi dan biaya yang lebih rendah, yang pada akhirnya akan meningkatkan profitabilitas dan pertumbuhan perusahaan.
Perusahaan yang memberikan kualitas lebih, akan memberikan customer value yang lebih baik pula. Dengan begitu, perusahaan dapat mempertahankan konsumen yang sudah ada, menarik konsumen baru, dan mengalihkan perhatian konsumen produk pesaing. Upaya ini pada akhirnya akan meningkatkan pangsa pasar total penjualan. Kualitas produk yang sesuai dengan harapan konsumen akan memberikan keuntungan perusahaan dalam menetapkan harga yang lebih tinggi yang pada akhirnya akan menyebabkan naiknya total penjualan yang merupakan indikasi suatu pertumbuhan pangsa pasar (Nurmala Ahmar dan Wiwik Kurnia,(n.d.)).
e.2 Hubungan Kualitas, Profitabilitas, Daya Saing, dan ISO 9000
Salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas baik produk ataupun proses suatu perusahaan adalah dengan memperoleh sertifikat ISO 9000. Jika kualitas yang dihasilkan perusahaan superior dan pangsa pasar yang dimiliki besar, maka profitabilitas perusahaan tersebut terjamin (Fandy T. dan Anastasia D.,2001). Kualitas juga dapat mengurangi biaya. Adanya pengurangan biaya ini pada gilirannya akan memberikan keunggulan kompetitif berupa peningkatan profitabilitas dan pertumbuhan. Dengan demikian, kualitas yang dicapai melalui ISO 9000 mempunyai hubungan yang sangat erat dengan profitabilitas. Selain hal tersebut di atas, perusahaan yang menawarkan produk atau jasa superior juga dapat mengalahkan persaingan industri yang semakin ketat sekarang ini. Meningkatnya intensitas persaingan dan jumlah pesaing menuntut setiap perusahaanuntuk selalu mempertahankan kebutuhan dan keingininan konsumen serta berusaha memenuhi apa yang mereka harapkan dengan cara yang lebih memuaskan daripada yang dilakukan para pesaing. Melalui ISO 9000, perusahaan dapat terus meningkatkan kualitas produk yang terkait dengan kebutuhan pelanggan, ataupun meningkatkan prosesnya sehingga dapat bersaing di pasar global. Peningkatan tersebut dinyatakanpada klausul 8 ISO 9001:2000 yang mengharuskan perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9000 untuk melakukan peningkatan terus-menerus sehingga daya saing perusahaan menjadi lebih optimal.
f. Rangkuman
• Mutu adalah jaminan kualitas suatu produk ataupun jasa, mutu sebuah produk merupakan faktor yang penting dalam proses pemasarannya.
• ISO 9000 adalah nomor acuan pada suatu seri standar internasional yang menjabarkan kriteria sistem manajemen kualitas
• Standar ISO 9000 dimaksudkan untuk mendorong perusahaan dalam merancang system kualitas yang sesuai untuk suatu produk, proses, dan praktek tertentu pada suatu perusahaan
• Salah satu tujuan ISO adalah mencapai, mempertahankan, dan menemukan perbaikan kualitas produk secara terus-menerus dan berkesinambungan (termasuk layanan) dalam hubungannya dengan persyaratan.
• Operasi organisasi dapat menjadi lebih efektif dan efisien, perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9000 diizinkan untuk mengiklankan bahwa kualitas perusahaan telah diakui secara internasional.
MANAJEMEN SISTEM INFORMASI
Pengertian
Semua organisasi membutuhkan aliran informasi yang membantu manajer untuk mengambil bermacam keputusan yang dibutuhkan. Aliran informasi ini diatur dan diarahkan dalam suatu sistem informasi.
Suatu sistem dapat didefenisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan informasi dapat didefenisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Manajemen system informasi dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dann mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian Sistem informasi berperan dalam proses pengambilan keputusan operasional harian sampai perencanaan jangka panjang.
Sistem informasi berbasis komputer mempunyai 6 bagian:
1. Hardware
2. Software
3. data/informasi
4. proseder
5. komunikasi dan
6. orang.
Dalam proses manajemen sistem komputer terdiri atas:
1. Input
2. Sarana Pengolah (processor): kalkulasi, kontrol, logika
3. Penyimpanan (storage): intern (memory,sementara), Externs (catatan)
4. Prosedur atau program untuk memberi instruksi kepada pengolah
5. Output
Misi dari Sistem informasi
Pada awal pemrosesan transaksi sistem dapat mengurangi kertas (paperless) dimana sistem informasi mempunyai sasaran untuk mengukur produktivitas melalui prosentase waktu komputer, jumlah transaksi yang diproses dan jumlah baris yang ditulis tiap minggu. Selanjutnya fokus sistem informasi menghasilkan laporan dengan kasus query, pengecualian, ringkasan laporan untuk semua tingkatan manajemen. Sekarang sasarannya mendapatkan informasi yang benar dengan tujuan peningkatan performance organisasi untuk user dan group dalam organisasi.
Klasifikasi Sistem Teknologi Informasi
1. Menurut Fungsi Sistem
•Embedded IT System: sistem TI yang melekat pada produk lain
•Dedicated IT System: sistem TI yang dirancang untuk melakukan tugas-tugas khusus
•General Purpose IT System: sistem TI yang dapat digunakan untuk melakukan berbagai aktivitas yang bersifat umum (sepanjang dilengkapi dengan perangkat lunak yang sesuai)
2. Menurut Ukuran
Klasifikasi ini tidak harus berupa ukuran fisik, tetapi lebih cenderung pada ukuran informasi yang ditampung, kemampuan sistem yang ditawarkan, kecepatan memroses, dan jumlah orang yang dapat menggunakan sistem secara bersamaan.
•Superkomputer: jenis komputer yang mempunyai kecepatan proses paling hebat. Biasa digunakan untuk menangani aplikasi yang melibatkan perhitungan yang sangat kompleks; misal untuk merancang roket, menguji nuklir, dll
•Mainframe: jenis komputer yang digunakan pada perusahaan-perusahaan berskala besar untuk menangani pemrosesan data dengan volume yang sangat besar.
•Minikomputer (midrange): dipergunakan pada perusahaan-perusahaan berskala menengah sebagai server.
•Workstation: jenis komputer yang secara fisik serupa dengan mikrokomputer namun mempunyai kemampuan lebih canggih. Awalnya dirancang untuk memenuhi aplikasi perancangan berbasis grafis, namun belakangan banyak dipakai sebagai server.
•Mikrokomputer (PC/Personal Computer): jenis komputer yang biasa dipakai perorangan. Secara fisik dapat dibedakan menjadi
1) Desktop PC
2) Tower PC
3) Laptop
4) Notebook
5) Palmtop (handheld PC)
6) PDA (personal digital assistant)
•Mikrokontroler (embedded computer): mikroprosesor khusus yang dipasang pada peralatan elektronik dan membuat peralatan tersebut dapat diprogram
3. Klien-Server
Pada lingkungan yang mempunyai sejumlah komputer yang saling berhubungan, dikenal istilah klien-server. Server: komputer yang menyimpan data atau program yang dapat diambil oleh komputer-komputer lain; juga menyediakan piranti (mis: printer, CD-ROM drive, dll) yang dapat digunakan komputer-komputer lain.
Klien: komputer yang memanfaatkan layanan dari server.
Pada perkembangan lebih lanjut, istilah server tidak harus berarti komputer secara fisik, melainkan berupa perangkat lunak. Contoh: web server adalah jenis perangkat lunak yang berfungsi melayani permintaan halaman web oleh klien.
Bentuk-bentuk Sistem informasi
Penggunaan system informasi dalam sebuah organisasi berbeda-beda sesuai dengan besar kecilnya organisasi dan tujuan organisasi tersebut. Diantara bentuk-bentuk system informasi yang sering digunakan adalah:
1. Sistem informasi akuntansi (accounting information system),menyediakan informasi dari transaksi keuangan.
2. Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system).
4. Sistem informasi personalia (personnel information systems)
5. Sistem informasi distribusi (distribution information systems)
6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)
7. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)
8. Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems)
9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems)
10. Sistem informasi teknik (engineering information systems)
Aspek-Aspek Dalam Penerapan Manajemen System Informasi
Dalam penerapan manajemen system informasi terdapat beberapa aspek yang perlu
diperhatikan yaitu
1. Lingkungan organisasi
system informasi dapat digunakan tergantung pada lingkungan organisasi yang menggunakan, termasuk kondisi ekonomi, sumber daya manusia dan sosial. Terdapat 2 aspek lingkungan organisasi yaitu ekternal dan internal organisasi
•Lingkungan organisai ekternal, IT sangat mempengaruhi restrukturisasi baik secara individu maupun organisasi antara lain :
1) Pentingnya nilai kualitas, kualitas yang dimaksud dapat memuaskan customer dan mengurangi catat produksi yang akan dijual, pengiriman produk dan layanan pelanggan, sehingga sistem informasi merupakan sumber daya utama dalam meningkatkan performance organisasi dan tingkat persaingan
2) Peduli lingkungan, ekologi, pemrosesa ulang dan era hijau lagi merupakan hal penting tahun 1990an yang dapat menyelamatkan bumi
3) Consumer computing, terjadi peningkatan sistem mengakses system komputer perusahaan, seperti penggunaan ATM dalam mengecek saldo, penggunaan website oleh Federal Express dalam melacak paket yang dikirimkan
4) Deregulasi, terdapat kemudahan dari pemerintah pada perusahaan seperti penerbangan, perbankan dan telekomunikasi Menyatukan batasan dalam organisasi, semua perusahaan dapat saling terkoneksi dan menyatukan batasan selama ini misalnya asuransi jiwa dapat menyatukan dalam bentuk uang investasi
5) Globalisasi, globalisasi terjadi pada dunia misalnya dalam perakitan produk tertentu yang dapat dilakukan di negara lain untuk menghemat biaya.
6) Percepatan siklus produk dan layanan, perusahaan tidak mempunyai banyak waktu dalam mengembangkan produksi baru dan layanan sehingga mengantungkan pada inovasi penggunaan IT
•Lingkungan organisai internal, Lingkungan kerja berubah menyebabkan perlunya pengaturan sumber daya manusia yaitu cara kerja dan bagaimana organisasi dapat beroperasi
1) business team, tren bekerjasama dalam team akan lebih baik dalam individu, tugas yang akan dikerjakan dalam bentuk suatu proyek dapat dilakukan dengan komunikasi dan kolaburasi antar team
2) Anytime, anyplace information work, pekerja informasi semakin mobile menggunakan notebook dikombinasikan dengan modem, handphone, telephone, email dan facsimile sehingga dapat bekerja setiap waktu dan dimana saja berada.
3) Outsourcing dan strategic Alliances, akan membuat suatu organisasi lebih efisien dan produktif dengan penggabungan relasi antar organisasi
4) Hilangnya bentuk hirarki, struktur hirarki tradisional yang mengontrol semua dari pimpinan berubah pengaturan oleh kelompok group dirasakan dapat meningkatkan produktivitas, motivasi dan tanggung jawab yang lebih baik.
2. Teknologi
Teknologi memungkinkan peningkatan perfomance dalam organisasi. IT dan organisasi akan menggabungkan masalah hardware, software, data dan komunikasi.
•Trend Hardware, batch processing berubah menjadi online processing, minicomputer beralih ke personal computer, client/server mulai dikenalkan.
•Trend Software, software dan pemrograman digunakan untuk membuat sistem pemrosesan transaksi dengan layanan time sharing service, application dan kontrak pemrograman yang tergantung dengan pengembang software(software house). Tahap berikutnya programming menggunakan teknik modular dan pemrograman terstruktur hingga munculnya open sistem. Trend terakhir dari microsoft dengan aplikasi perkantoran dan software pengembangan ke arah web yaitu Java dari Sun microsystem.
•Trend Data, pada awalnya dikembangkan file manajemen yang melayani aplikasi per individu, beralih ke database management (DBMS), hingga sekarang ke arah data terdistribusi serta terakhir knowlegde management menggunakan data warehousing dan data mining untuk menyediakan akses data dan informasi yang lebih efektif.
•Trend Komunikasi, Teknologi komunikasi memungkinkan untuk distribusi komputasi dan tanggung jawab dalam area tertentu misalnya LAN, WAN hingga internet. Lingkungan jaringan berbasis computer dapat menggabungkan TV PC dan Telepon. Sekarang lebih banyak dikembangkan teknologi tanpa kabel (wireless) yang semakin cepat dan murah harganya.
Fungsi System Informasi Manajemen Dalam Perusahaan
1. Perencanaan
Dalam perencanaan SIM berfungsi untuk :
•Merencanakan stok secara instant/cepat sekali dengan fungsi "Dynamic MRP (Material Requirement Plan)"
•Memeriksa ketersediaan stok dan memberikan komitmen untuk mengirim barang melalui pemanfaatan fungsi-fungsi "Available To Promise (ATP)" dan "Capable To Promise (CTP)"
•Menganalisa Kebutuhan barang secara grafik dan bertingkat
•Membuat "Bill of Material" secara visual
•Membuat dan Mengatur Operasi/Proses setiap barang secara fleksibel
•Melacak dan mengontrol setiap perubahan spesifikasi teknis
2. Manajemen Stok barang
Dalam manajemen stok barang, SIM berfungsi untuk:
•Mengontrol Stok barang
•Mengatur Pengadaan Barang
•Mengatur Pengiriman dan Penerimaan Barang
•Melacak informasi mengenai lokasi dan banyaknya barang
•Melakukan penyesuaian terhadap hasil pemeriksaan secara fisik jumlah stok barang dengan metode "Cycle Counting" per sebagian barang atau metode "Physical Inventory" untuk seluruh barang
•Memproses Transaksi stok
•Menganalisa dan mengatur informasi mengenai biaya produksi
3. Manajemen Keuangan / Akunting
Fungsi SIM dalam manajemen keuangan antara lain sebagai berikut :
•Membuat budget dan memonitor aliran dana
•Memproses hutang dan piutang dagang
•Memasukkan transaksi-transaki pada buku besar
•Me-Rekonsialisasikan perkiraan-perkiraan keuangan.
•Menelusuri biaya-biaya pemakaian barang, tenaga kerja, dan produksi
4. Menangani Pembelian
Fungsi manajemen system informasi dalam melayani pembeli antara lain
•Mengorganisasikan dan mengatur infomasi mengenai pemasok/supplier secara mendetail
•Mengatur harga pembelian dan matrik penawaran dari supplier
•Memasukkan data order pembelian
•Membuat Order Pembelian secara otomatis (meng-konversikan) dari rencana
pembelian yang secara otomatis dibuat oleh sistem sesuai dengan kebutuhan
•Menerima dan menginspeksi penerimaan barang yang dikirim oleh supplier
5. Produksi
Dalam proses produksi manajemen sisem informasi berfungsi untuk
•Membuat dan memeriksa order-order produksi
•Perencanaan dan penjadwalan operasional produksi
•Memonitoring status dari produksi
•Mengatur barang dan kapasitas peralatan/mesin
•Menjanjikan waktu untuk pengadaan barang jadi
•Mengecek waktu dan kehadiran karyawan
Contoh penerapan Sistem informasi: E - commerce
E-commerce adalah transaksi pembelian atau penjualan yang dilakukan melalui Internet, baik oleh pelanggan/konsumen yang membeli barang atau jasa, atau transaksi antar pelaku bisnis
Ada beberapa jenis e-commerce : Business to business, Business to Customer
dan customer to customer.
•Business to business adalah tipe e-commerce dimana pihak yang berperan sebagai penyedia dan pembeli adalah organisasi. Jenis ini berkembang luas dan memberi banyak kesempatan sejak diawali oleh teknologi sebelumnya, EDI (Electronic Data Interchange). Produk yang disediakan beragam seperti bahan industri, spare part mobil, peralatan untuk pesawat terbang.
•Business to customer adalah proses bisnis di Internet yang terjadi antara organisasi sebagai penyedia produk dan konsumen individu sebagai pembeli. Transaksi dilakukan secara elektronik menggunakan kartu kredit setelah mereka dapat memilih dari sekian banyak penyedia secara nyaman lewat Internet. Amazon.com dan Dell adalah salah dua perusahaan yang sukses untuk bisnis jenis ini.
•Bentuk lain dari e-commerce adalah customer to customer di mana individu berperan sebagai penyedia produk dan individu lain sebagai pembelinya. Salah satu situs yang melayani layanan ini adalah e-Bay yang terkenal dengan layanan lelangnya. Layanan ini membantu para individu tersebut untuk memasang situs tersendiri untuk menawarkan barang-barangnya melalui koran atau iklan-iklan tradisional. Paling tidak ini adalah alternatif yang memungkinkan penawaran kepada masyarakat yang lebih luas. Perusahaan e-commerce memanfaatkan teknologi Internet untuk meningkatkan kegiatan operasional mereka, seperti pengontrolan gudang, dan pendistribusian selain transaksi jual beli. Namun demikian dalam operasionalnya berbisnis e-commerce tidaklah mudah, banyak tantangan yang harus dihadapi yang berkaitandengan teknologi Internet dan juga budaya konsumen. Tantangan-tantangan tersebut di antaranya adalah:
MANAJEMEN OPERASI DAN PRODUKTIFITAS DALAM ORGANISASI
T U J U A N
1. Mengetahui konsep dasar mengenai manajemen operasi
2. Mengetahui konsep dasar mengenai sistem produksi dan elemen dasar dalam
desain sistem produksi
3. Mengetahui berbagai topik mengenai manajemen operasi, terutama yang terkait
dengan perencanaan dan pengawasan proses produksi.
4. Mengetahui beberapa teknik dan metode dalam manajemen operasi, terutama
untuk peningkatan produktifitas perusahaan
5. Mengetahui konsep dasar mengenai manajemen jasa dan manajemen
perubahan.
Pengertian Manajemen Operasi
rangkaian proses pengelolaan keseluruhan sumber daya perusahaan yang dibutuhkan dalam menghasilkan barang atau jasa yang akan ditawarkan kepada konsumen.
Fokus Manajemen Operasi
-People
-Plants
-Parts
-Processes
-Planning and Control System
Empat Elemen dalam Desain Sistem Produksi
-lokasi kegiatan produksi,
-tipe proses produksi yang akan dijalankan
-rancangan rumah produksi
-rancangan sistem produksi yang akan dijalankan.
Rancangan Sistem Produksi
-rancangan produk (product layout)
-rancangan proses(process layout)
-rancangan posisi tetap (fixed-position layout)
-rancangan model selular (cellular manufacturing layout)
Manajemen Persediaan
Pengertian Persediaan : Persediaan adalah berbagai produk yang diperlukan perusahaan untuk melakukan proses produksi.
Terdapat 5 jenis konsep persediaan :
-bahan baku (raw-materials)
-komponen (components)
-produk dalam proses pengerjaan (work in process)
-barang jadi (final goods)
-barang pasokan (supplies).
Pengertian Produktifitas
ukuran sampai sejauh mana sebuah kegiatan mampu mencapai target kuantitas dan kualitas yang telah ditetapkan
Manajemen Jasa adalah pendekatan keseluruhan dari perusahaan dalam mewujudkan tercapainya kualitas pelayanan atau jasa sebagaimana yang diinginkan oleh konsumen, dan merupakan faktor pendorong utama dalam operasi bisnis
Segitiga Jasa menurut Albrecht
-strategi pelayanan yang baik (well-conceived service strategy)
-penempatan orang-orang yang berorientasi pelanggan untuk berhadapan dengan pelanggan (customer-oriented front-line people)
-penerapan sistem pelayanan yang bersahabat (customer-friendly systems).
MANAJEMEN PERGUDANGAN
Pengelolaan fungsi gudang yang baik ikut berperan penting dalam kesuksesan suatu perusahaan.Penyimpanan dan penanganan barang yang efektif dan efisien perlu dipahami agar fungsi gudang bisalebih ditingkatkan. Training ini akan membahas unsur-unsur manajemen pergudangan, pentingnya fungsi pergudangan, usaha menciptakan efektivitas pergudangan, konsep 5-R serta sistem informasi dalam pergudangan.
Materi Training:
1. Aktivitas pegudangan:
a. Penerimaan & penanganan
b. Penyimpanan
c. Pengeluaran
d. Pengendalian/pengontrolan
e. Perawatan
2. Penerapan 5R dalam pergudangan (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin).
3. Inventory management (manajemen sediaan) meliputi : incoming, process (WIP), finished goods, agar dapat memonitor tingkat inventori yang tepat, menjaga catatan simpan secara akurat, tepat waktu dan tepat saji.
4. Dead Stock Management
5. Stock opname
6. Sistem pengendalian inventory: Order Point System, MRP System
7. Merancang layout gudang
8. Sistem FIFO
9. Konsep just in time
Target peserta: Manager dan staf bagian pergudangan, bagian operasional, staf bagian produksi & bagian pembelian.
Metode training: Pembahasan konsep, diskusi kasus, latihan.
Warehouse atau pergudangan berfungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan. Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan warehouse adalah akurasi pergerakan barang dan menghitung rentang waktu barang disimpan. Dibutuhkan kontrol aktivitas pergerakan barang dan dokumen untuk meningkatkan efisiensi penggunaan warehouse agar jumlah dan rentang waktu barang disimpan dalam nilai minimum atau sesuai perencanaan.
Pengawasan dengan menggunakan sistem, memberikan kemudahan pengelolaan dan nilai tambah warehouse, yaitu:
1.Memudahkan pengelola warehouse memberikan informasi ketersediaan suatu barang kepada bagian perencanaan produksi atau pengiriman agar ketersediaan barang tetap pada tingkat yang aman
2.Penempatan barang yang ditentukan oleh sistem sehingga memudahkan penyimpanan, pengambilan dan perhitungan stok
3.Mengurangi lead time dari aktivitas penyimpanan barang dan pengiriman barang
4.Ketersediaan beragam informasi mengenai level barang dan utilitas warehouse memudahkan analisa untuk menyusun strategi penggunaan warehouse yang lebih efisien
Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya, sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara. Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan barang itu? Penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan.
Saat ini gudang memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya, itu secara umum kegiatan di Gudang.
Beberapa aktifitas di dalam gudang secara sederhana :
1. Administrasi.
2. Penerimaan barang.
3. Penyimpanan barang.
4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju.
5. Pengeluaran barang.
Aktifitas ini saling terkait, dan secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal Kepala bagian, Supervisor atau semacamnya. Tiap kepala bagian diharuskan menguasai pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan :
1. Pengendalian Operasional
2. Pengendalian Biaya
3. Pengendalian Personalia
Operasional, Biaya dan Personalia saling berkaitan. Menurut saya penguasaan mendalam dan kontrol ketat pada ketiga bagian itu akan melahirkan kondisi yang sehat bagi gudang, ketiga bagian ini perlu terus dikembangkan. Misalnya Pengendalian Personalia, jangan hanya puas dengan kondisi saat ini, jika dapat upgrade lah kemampuan anak buah dengan berbagai hal kreatif. Kepala bagian juga secara rutin berkomunikasi dalam satu forum besar, semisal briefing pagi, atau briefing target2 dan kesalahan-kesalahan yang masih ada. Menurut saya juga tidak ada satu sistem kerja yang sempurna, selalu ada yang lebih baik.
Setiap bagian dalam gudang akan saya bahas pada kesempatan berikut. Meninjau secara umum sistem manajemen gudang sangat menarik bagi orang yang berkecimpung di dalamnya, mengapa? Paling tidak ada beberapa alasan :
Dalam lingkup gudang SDM yang dihadapi level pekerja kasar dan sulit diatur, sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik dibandingkan kantoran.
Variabel yang ada sulit dikendalikan, sehingga kapasitas perlu diperbesar setiap hari dalam menangani masalah.
Gudang sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu Nampak. Jadi sesempurnanya sebuah gudang, memang begitulah seharusnya dan bukan sebuah prestasi. Misal, biaya gudang harus di bawah 5%, sangat sulit, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri, lumrah. Beda dengan Sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan angka-angka.
Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada pengendalian-pengendalian yang di manaje secara professional.
Sampai saat ini bergerak di bidang logistik, merupakan hal menarik. Lebih kepada behind the scene namun sangat vital dalam sebuah perusahaan yang memiliki Gudang. Secara tidak langsung distribusi logistik pemilu kacau disebabkan belum ada penguasaan mendalam, oleh sebab itu Manajemen Logistik perlu di angkat dan dipelajari dari suatu hal yang sederhana dan kecil sampai suatu sistem yang kompleks dan rumit. Sumber pembelajaran terdapat banyak di situs luar negeri, namun tentunya adopsi yang sesuai dengan karakteristik perusahaan merupakan hal paling baik untuk mencapai produktifitas.
Di dalam bisnis pergudangan, material atau barang selalu ada kaitannya dengan kehilangan barang, barang rusak atau menemukan barang. Jika barang – barang ini tidak dikelola dan tidak diolah di dalam sistem maka akan menjadi distorsi material. Kasus jumlah barang tidak match di akhir bulan atau ketika tutup buku di akhir periode akan menjadi masalah besar di dalam sebuah management pergudangan.
Sistem pergudangan/inventory yang baik harus menyediakan sebuah sistem berita acara gudang. Berita acara gudang ini terdiri dari beberapa kasus :
a. Barang Hilang
Kehilangan barang artinya akan mengurangi stok yang ada di gudang, sehingga ada transaksi pengeluaran barang berdasarkan berita acara gudang barang hilang.
Beban harga barang bisa ditanggungkan oleh penjaga gudang atau ditanggung perusahaan/internal sendiri, sehingga tracking transaksi barang tidak hilang.
Untuk bisnis prosesnya bisa dibuat seperti ini
1. Petugas Gudang membuat surat berita acara gudang (BAG)
2. Supervisor melakukan approval
3. Kepala Gudang melakukan approval
Ketika approval ini, jumlah barang yang ada di gudang akan keluar.
b. Barang Temuan
Sebagaimana dengan kasus barang hilang, jika ada sebuah kasus barang ditemukan, maka dia akan menambah stok fisik di dalam gudang. Jika dia tidak dimasukkan ke dalam sistem maka menimbulkan selisih dan ujung2nya barang itu akan tidak kepakai.
Untuk menghindari sesuatu yang tidak diinginkan, barang temuan ini harus dimasukkan ke dalam sistem. Dengan prosedur Berita Acara Gudang.
Kebalikan dari barang hilang, dia akan menambah stok di sistem dan di fisik.
Sehingga butuh prosedur yang bisa dibuat seperti ini :
a. penjaga gudang buat BAG temuan barang
b. di setujui oleh supervisor
c. dan disetujui oleh kepala gudang.
Problem Dasar :
-Disain & Lokasi
-Metode Operasi
-Re-Order Level
-Metode Penerimaan & Pengiriman
Stock
-Raw Material
-Barang Setengah Jadi
-Produk Jadi
Why Warehousing
-Production Consideration
-Demand Consideration
-Re-Order Level
-Stock-Holding Decisions areInvestment Decision
-Stock-Holding Costs
Production Consideration
-Cost of Material : Membeli dalamjumlah yang dibutuhkan, membeliketika harga murah
-Longer Production Runs :Meminimalkan set-up cost & special,meningkatkan produktifitas kerja
-Optimalisasi Penggunaan Parts
Demand Consideration
-Produk Jadi untuk MengantisipasiPermintaan Pasar
-Long Production Cycle
-Produk Musiman
-Product Range & Diversification
Stock-Holding Cost
-Biaya Tetap, untuk periode analisajangka pendek & menengah
-Biaya Variabel, untuk periode analisajangka pendek & menengah
Fixed Costs
-Sewa
-Pajak
-Asuransi
-Building Maintenance
-Depresiasi
-Pinjaman
-Pengeluaran Administrasi
-Pengeluaran Manajemen
-Pengeluaran Kantor Pusat
-Biaya Listrik & penerangan
-Biaya Jasa Pelayanan
Variable Costs
-Kehilangan & Kerusakan Stok
-Tenaga Kerja Langsung
-Power for Equipment
-Spare Parts for Equipment
-Forms
-Transport
-Pallets
-Consumable Items
-Packaging, Labelling
Perencanaan Gudang
Mempersiapkan Rencana :
-Apakah Ada potensi ? Dimanaterdapatnya potensi tersebut ?
-Sumber daya Apakah Yang Akan KitaKerahkan untuk Potensi Tersebut ?
-Apa Yang Harus kita Capai, SebatasWaktu Yang Tersedia .
Langkah-Langkah
-Perencanaan
-Tentukan dengan Jelas Apa dan Siapa
-Menjamin Kemampuan & Sumber Daya
-Merinci Sasaran
-Kaitkan Sasaran & Organisasi Yang Ada
-Kerahkan Semua Orang
-Cobakan Rencana Tersebut
-Sisihkan Perubahan Yang Perlu
-Awasi Terus Kemajuan
-Rumuskan Prosedur Pengendalian & Pengecekan
